Le Guide Pro est le plus complet des logiciels de gestion permettant aux petites entreprises de services qui désirent répondre à leurs besoins en matière d’efficacité, de productivité, d’autonomie et d’image corporative professionnelle.
La conception unique du Guide Pro permet une meilleure gestion des compagnies et des contacts en établissant une relation parent-enfants entre les deux sections correspondantes, COMPAGNIE et CONTACT.
Une relation d’affaires en est d’abord une entre deux individus. C’est pourquoi les gens d’affaires sont à la recherche du meilleur outil leur permettant de gérer les coordonnées et renseignements personnels de leurs collègues, employés, clients, prospects et compétiteurs. Le Guide Pro se positionne comme le logiciel de gestion le plus complet de l’information pour les petites entreprises.
La mémoire est une faculté qui oublie ; les paroles s’envolent, mais les écrits, eux, restent. Les paroles et gestes significatifs des membres d’une organisation doivent être enregistrés et répertoriés de manière à ce que tous puissent connaître et comprendre l’état actuel des choses, indépendamment de la présence ou non de la personne.
Au cœur des opérations quotidiennes de toute entreprise se trouve la production de documents qui concrétisent les offres et échanges de services. Le Guide Pro intègre tous les aspects de la création rapide et automatisée de documents professionnels. Votre efficacité globale et votre image corporative s’en trouveront améliorées du même coup.
Pour que tous les membres d’une organisation travaillent avec les mêmes renseignements, il faut pouvoir utiliser un catalogue commun de produits et services. Ainsi, toutes les mises à jour de l’information concernant les prix et autres renseignements sont centralisées, ce qui minimise les erreurs lors des soumissions et de la facturation. Le Guide Pro vous propose un catalogue imagé et pratique qui s’intègre à merveille avec vos activités de ventes et de promotion.
Pour que sa compagnie soit rentable, un entrepreneur doit passer le moins de temps possible à faire de l’administration et le plus aux opérations. Il est impératif qu’il produise ses factures sans attendre. Comme la plupart des petites entreprises ont développé une méthode de facturation manuelle, l’opération peut devenir une tâche coûteuse et ardue.
Une entreprise est en perpétuel changement. Les contrats entrent et doivent être exécutés dans les plus brefs délais. Lorsqu’ils sont terminés, d’autres sont déjà en marche. Le temps, c’est de l’argent, et pour bien le gérer, il faut pouvoir le visualiser facilement. Somi-t vous propose sa propre vision de la gestion du temps adaptée aux organisations qui n’ont pas de temps à perdre.
Pour les entreprises de services, le temps est la marchandise à vendre, la source principale de revenus. Ne pas facturer ses honoraires équivaut à une perte nette. La gestion du temps des ressources dans un registre adéquat est pour le gestionnaire concerné un outil indispensable. Le Guide Pro est la clé qui vous permettra d’atteindre cet objectif avec succès.
La gestion de projets se résume bien souvent à gérer des ressources matérielles et humaines dans un cadre précis. La plupart des grandes entreprises utilisent des logiciels très sophistiqués, mais le gestionnaire d’une petite entreprise n’a pas toujours le temps d’être formé de manière adéquate. Le Guide Pro offre une méthode simple mais efficace pour piloter et surveiller des projets en temps réel.
L’information est le sang qui coule dans les veines de l’organisation. Le dirigeant doit s’assurer que le flot des communications circule librement dans l’entreprise pour que les opérations ne soient pas perturbées. Le Guide Pro vous propose un outil de communication intégré, centralisé et adapté aux membres des petites organisations, permettant la transmission rapide de tous les types usuels de message : courriel, fax ou avis (mémo interne).
Gestion centralisée des contacts et des activités
Les deux portails Contacts et Historique vous permettent de consulter rapidement les informations de la compagnie. Vous verrez en ordre chronologique toutes les activités de nature différente. C’est vous qui décidez des types d’activités à gérer : rencontre, relance, tâche, soumission, facturation, etc.
Selon vos besoins, vous pouvez regrouper les contacts et l’historique des activités au niveau de détails qui vous semble adéquats. Par exemple, vous pouvez avoir un seul contact identifiant chacune des succursales d’une compagnie ou encore statuer que chaque succursale est une compagnie et que vous faites la gestion de tous les contacts affiliés à celle-ci.
Des renseignements utiles
Plusieurs champs ont été placés pour raffiner le profil de la compagnie en question. Que ce soit par le genre ou la nature des activités, leurs revenus ou le nombre d’employés, vous pourrez mesurer et identifier le potentiel de vos prospects pour chacune des compagnies.
Les outils de sollicitation sont à votre disposition dans les sections CONTACT et MESSAGERIE. De plus, il est possible de gérer les modalités de paiement et les tarifs en vigueur pour votre clientèle ou encore ceux qui vous sont facturés par vos fournisseurs. Il vous sera donc facile d’informer votre clientèle de tout changement de tarification de vos produits et services.
La pierre angulaire du Guide Pro
La section CONTACT est la pierre angulaire du logiciel. Une fiche contact contient toutes les informations nécessaires à l’entretien d’une bonne relation professionnelle en plus de servir de point d’accès rapide aux différentes sections du Guide Pro ainsi qu’aux dossiers correspondants des modules spécialisés comme Secur ou Dev.
De nombreux rapports d’impression
Trop souvent devez-vous reproduire les informations dans différents logiciels pour combler tous vos besoins d’impression. Ce n’est plus le cas avec le Guide Pro. Les nombreux rapports d’impression faciliteront votre travail par leur versatilité : en français ou en anglais (et bientôt en espagnol), avec ou sans logo, avec l’annotation « Confidentiel », avec toutes les coordonnées ou le nom seulement, etc. Vous pouvez imprimer une liste miniature que vous pourrez plastifier pour votre portefeuille ou une liste des employés à afficher pour une référence rapide sur papier. Le Guide Pro sera pour vous le seul endroit où vous aurez à faire la mise à jour des informations.
Des outils précieux de sollicitation
Le Guide Pro vous offre plusieurs outils de développement des affaires et des communications avec votre clientèle. Tout en tenant compte de la langue du correspondant, vous pourrez rapidement effectuer des envois personnalisés par la poste, par courriel ou par fax. Vous pourrez éditer vous-mêmes la mise en page de ces documents. Une liste des clients potentiels pourra aussi être générée pour vous permettre de faire de la sollicitation téléphonique. Par la suite, un suivi pourra être fait à partir de la section HISTORIQUE.
Document écrit plutôt qu’entente verbale
Il arrive souvent que les relations employé-employeur se détériorent parce que les modalités de travail sont fixées verbalement et non par écrit. Le dossier employé de la section CONTACT vous permettra de mettre par écrit les informations salariales et autres qui pourront être corroborées officiellement par la signature de l’employé et de l’employeur.
Respectez la confidentialité des renseignements
Ces dossiers employés sont sécurisés pour éviter que des renseignements personnels importants tombent entre les mains d’usagers trop curieux. Vous éviterez ainsi de faire comme beaucoup de gestionnaires qui ne retrouvent plus ces renseignements parce qu’ils sont trop bien dissimulés.
Carte d’identification à portée de main
Apposez la photo de l’employé, imprimez le rapport « Carte », plastifiez et découpez le tout pour obtenir une carte d’identification professionnelle. Rien de plus facile ! Votre image corporative en sera améliorée.
D’un seul coup d’œil
Consultez la section HISTORIQUE pour connaître vos relances (développement des affaires), vos rencontres à venir et vos tâches à effectuer. Reliez ces activités aux autres sections à l’aide du champ Référence. Par exemple, vous pourrez consulter aisément vos soumissions et lettres dans la section FORMULAIRE ainsi que vos factures et notes de crédits dans la section FACTURATION.
Les différentes sections du Guide Pro possèdent des fonctions vous permettant de générer automatiquement des fiches d’activités historiques. Ce regroupement d’informations sous les sections HISTORIQUE et COMPAGNIE vous permettra d’accéder rapidement aux renseignements désirés sans chercher inutilement ni déranger qui que ce soit.
Personnalisez votre gestion des activités
La conception unique du Guide Pro vous permet de déterminer vous-mêmes les types d’activités et les mots-clés à utiliser. Cette flexibilité vous donne un meilleur contrôle sur les activités de votre organisation et, par le fait même, une meilleure gestion par le personnel de direction.
Par exemple, vous pourrez y inscrire vos principaux achats et conserver une trace de vos actifs, résumer vos conversations importantes pour référence ultérieure, noter l’envoi des pièces à réparer (RMA), conserver la liste des contacts avec qui vous avez correspondu lors d’un envoi publicitaire, et ainsi de suite.
Mise en page automatique
Jamais il n’aura été aussi facile de rédiger une lettre, un fax ou un communiqué de façon professionnelle. Nul besoin de se casser la tête concernant les protocoles de mise en page selon la langue. Le Guide Pro fera pour vous la mise en page automatique de toutes vos correspondances. Vous n’aurez qu’à dupliquer un formulaire existant, le personnaliser à souhait, changer le nom du destinataire et le tour est joué ! Il vous sera possible de l’imprimer sur papier, de le sauvegarder en format Adobe Acrobat (PDF) et même d’expédier directement par courriel ce fichier PDF. Vous pourrez tenir compte des critères suivants :
Création rapide de soumissions
Plus vite vous ferez les premières soumissions et plus vite les suivantes seront créées. Le formulaire de soumission vous permet de créer des propositions pour vos produits, vos services ou une combinaison des deux. Le catalogue de produits et services vous permet de voir et d’ajuster sur le champ les prix coûtants et vendants, affectant automatiquement la marge de profit que vous en retirez.
Simplicité et efficacité
Tous les éléments nécessaires à la rédaction de votre proposition se trouvent dans le formulaire de soumission. Il ne reste qu’à assembler le tout dans le champ « Proposition au client » pour ensuite imprimer la version des rapports qui vous convient. La soumission, le contrat de vente et le fax (générés automatiquement) pourront être envoyés au client potentiel qui n’aura qu’à signer le contrat de vente et vous le retourner afin que les travaux puissent débuter. C’est aussi simple que cela ! Imaginez maintenant que vous n’avez qu’à cliquer sur un bouton pour trouver un gabarit-soumission pour ensuite le dupliquer : le processus de soumission sera d’autant plus accéléré et vous permettra ainsi d’être de plus en plus productif et aussi d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Tous les renseignements nécessaires
Les champs « Main-d’œuvre », « Notes à l’exécutant », « Post-scriptum » et « Conditions spéciales » (qui s’ajoutent aux conditions de base) permettent de consolider tous les aspects de la soumission au moment même où vous la rédigez. Les risques d’oubli sont minimisés pour les clients ou les employés qui exécuteront les travaux.
Appel de service
Ce formulaire a été créé pour faciliter la cueillette d’informations pour un appel de service lors d’une conversation par téléphone ou en personne. Le système trouvera le contact correspondant au nom inscrit dans le champ « Demandé par » et vous permet même d’associer un second contact au contact principal pour définir qui est le client et de quel site il s’agit. Vous pouvez aussi indiquer un contact différent de l’endroit où le service est requis. Pour un meilleur suivi des requêtes, il est possible d’indiquer le délai de résolution demandé par le client ou de qualifier une requête d’urgente.
Vous pourrez visualiser la liste chronologique des appels de service non réglés à l’aide du menu de recherche rapide « Appels de service en attente ». D’un seul clic, vous pourrez envoyer par courriel une copie de l’appel de service au technicien en service. Ce dernier entrera son temps de travail à l’endroit approprié dans la section TEMPS et l’information sera ainsi reliée à l’appel de service. À partir d’un appel de service, vous pourrez créer automatiquement une facture de service complète. Son statut sera du même coup changé de facturable à facturé. Finis les appels de service non facturés !
Bon de commande
Transformez facilement votre soumission en commande grâce à l’intégration de ces deux formulaires en une seule étape. La mise en page du bon de commande se fera automatiquement, permettant d’accélérer le processus de livraison.
Des outils pratiques
Protégez votre organisation lors du départ d’un de ses membres par la ratification d’une entente de non divulgation. Ce document légal inclus dans le Guide Pro enlèvera au signataire toute tentation d’utiliser vos renseignements confidentiels tels que votre liste de clients ou vos procédés de production. Il vous sera aussi possible d’émettre des communiqués professionnels pour les médias ou tout simplement des messages à l’interne pour vos employés.
Documents personnalisés
Utilisez-vous des formulaires personnalisés tels que contrats légaux ou listes de vérifications ? Somi-t peut les reproduire pour ensuite les intégrer dans la section FORMULAIRE ou encore dans un des modules spécialisés. Consultez les rubriques Solution sur mesure et Modules spécialisés de notre site Web pour en savoir plus long sur nos services de production de bases de données personnalisées.
Un catalogue versatile
Votre catalogue imagé d’items (produits et services) vous facilitera la tâche de plusieurs façons. Il sera une source pratique dans la préparation de vos soumissions et de vos factures. Il vous permettra de tenir à jour votre inventaire de pièces. Vous pourrez distribuer à votre clientèle votre propre catalogue de produits et services, en français et en anglais. Celui-ci pourra aussi être consulté en ligne via votre site Web généré par l’option Site Web du Guide Pro.
Une source inestimable de renseignements
Tous les usagers pourront consulter et certains pourront maintenir à jour la source unique de renseignements concernant les produits et services de votre organisation, évitant ainsi les bévues et les erreurs de communication. Il vous sera facile de collaborer avec vos fournisseurs pour maintenir à jour les informations concernant chaque item. Vous pourrez enfin vous assurer que les items et leurs prix utilisés par votre organisation sont adéquats. La commande des pièces vous sera aisée puisque vous pouvez associer un fournisseur à chacun des items.
De plus, les images et les hyperliens aux spécifications techniques des items seront un atout indéniable pour faciliter la formation aux nouveaux employés.
Par produit ou par service
Les entreprises ont souvent besoin de faire des factures descriptives pour que le client comprenne bien la nature des produits et/ou services qui lui sont vendus. Le Guide Pro vous permet de produire des factures de deux façons : par service (texte libre) ou par produits (liste d’items avec commentaires).
Pour en finir avec les factures complexes
La solution Guide Pro vous permet de créer rapidement et efficacement vos factures. Bien sûr, les coordonnées du client et le texte de la soumission correspondante sont automatiquement importés dans une nouvelle facture créée à partir du bouton « Facturation + » dans la section FORMULAIRE ou l’un des modules spécialisés.
Vous pouvez dupliquer une facture précédente et simplement y modifier quelques informations. Vous pouvez aussi importer les informations ou les items à partir d’une soumission existante. Par exemple, un formulaire de soumission identifié comme étant le gabarit du système d’alarme résidentiel type pourrait créer automatiquement une facture pour ce type de travaux.
Des outils pour vérifier l’état de vos ventes
Le rapport Facturation – Ventes vous permet de vérifier la marge de profit pour chacune de vos ventes et pour l’ensemble de celles-ci. Il vous permet de compiler rapidement les taxes perçues, facilitant la préparation du formulaire de déclaration sur la perception des taxes produit par le gouvernement. Le rapport Facturation – C/R vous permet de faire un suivi serré sur tous vos comptes à recevoir en documentant vos communications avec vos clients et en identifiant les cas problèmes qui devront être traités avec plus de célérité.
Solde de votre compte en banque
Vous pouvez connaître en tout temps votre solde grâce au formulaire Banque qui vous permet d’y inscrire toutes vos transactions bancaires. La personne qui s’occupera de votre conciliation bancaire vous posera certainement moins de questions à la fin du mois !
Facturation automatique
Les utilisateurs du module Secur peuvent générer automatiquement les factures de centrale de surveillance soit par compte, par site (plusieurs comptes par bâtiment) ou par contact (plusieurs bâtiments par contact). Combinez cette fonction avec l’option PPA et c’en est fini des longues heures de facturation à la main.
Planification des ressources simplifiée
La section AGENDA du Guide Pro facilitera grandement la tâche de la personne en charge de la planification et de la coordination des ressources de l’organisation. D’un seul coup d’œil, elle sera en mesure de visualiser l’ensemble des activités à l’horaire et de programmer des activités là où il y a encore de la disponibilité. Comme la durée de chaque activité peut être préétablie et indiquée dans l’agenda, vos ressources ne seront jamais surchargées ni sous-utilisées. De plus, avec la section AGENDA, les activités peuvent être facilement réaffectées à une ressource différente ou déplacée à une date ultérieure.
Planification de groupe
Toute l’organisation pourra consulter l’agenda afin de déterminer où se trouve chacune des ressources à un moment précis. Le coordonnateur pourra prendre les appels de service et répondre au client en plaçant lui-même les rendez-vous sur l’agenda s’il y a lieu.
Liste des activités
D’un seul clic, vous pourrez imprimer une liste chronologique des activités par ressource. Elle contiendra plusieurs renseignements importants tels que les coordonnées du contact et le numéro de l’appel de service.
Relation avec les autres sections
Après avoir choisi le nom du contact, vous pourrez créer une fiche historique de type « Rencontre », accéder directement à sa fiche contact ou au formulaire correspondant (d’appel de service par exemple). Vous pourrez aussi, dans chacune des cases de l’agenda, entrer une note pour référence ultérieure. La codification par couleurs d’un rendez-vous qui a été créé via un formulaire vous permettra de visualiser les différentes catégories de travaux qui seront exécutés par vos ressources.
Vérification avec le registre du temps
Il sera pratique pour le gestionnaire de comparer les sections AGENDA et TEMPS pour s’assurer que l’emploi du temps a été respecté et qu’il n’y a pas de failles au niveau de la facturation. Finis les appels de services non facturés !
Pour une gestion rigoureuse de vos activités
Le salaire des employés est, dans la plupart des organisations, le poste principal de dépenses et, en même temps, le plus difficile à contrôler. De concert avec AGENDA, la section TEMPS du Guide Pro permettra aux gestionnaires de suivre et de valider au jour le jour toutes les activités des membres de leur organisation.
En plus de consulter le nombre d’heures de travail, vous pourrez aussi constater les absences, les vacances, les périodes de formation et les congés de maladie. Il vous sera facile de calculer les comptes de dépenses et de définir la méthode de paiement de ces dépenses et de déplacement (kilométrage). Vous pourrez, pour une période déterminée, visualiser les activités d’un membre pour un projet en particulier, un client spécifique ou un appel de service.
Implication de chacun des membres
Si vous le souhaitez, chaque membre de l’organisation pourra entrer lui-même tous les détails de ses activités quotidiennes. Il pourra le faire du bureau ou à distance via Internet à l’aide de l’option Extranet. Vous sauverez ainsi beaucoup de temps de gestion et serez à jour en temps réel dans vos registres administratifs.
Personnalisez les paramètres du registre de temps
Vous pouvez déterminer vous-mêmes les types de temps qui seront enregistrés : travail, absence, congé, formation, maladie, vacances, etc. De plus, il y a cinq catégories d’activités que vous pouvez identifier selon vos besoins et même leur associer une couleur spécifique dans la section AGENDA. Par exemple, vous pouvez déterminer que les travaux effectués par des techniciens juniors ou séniors, CCQ, le temps de transport, les activités de coordination et d’administration soient enregistrés séparément pour faciliter votre gestion du temps facturable. Vous pourrez en tirer des statistiques qui vous permettront de mieux comprendre ce qui se passe dans votre organisation.
Gestion centralisée
La section PROJET vous permet de consulter en temps réel l’ensemble des facteurs entourant la gestion d’un projet. La mise à jour quotidienne du registre du temps des employés vous permet de voir si les activités de l’organisation se déroulent correctement. Le gestionnaire de projets peut mettre à jour plusieurs champs afin de toujours vous donner un portrait juste et actuel de tous les projets dont il a la responsabilité. Il vous suffira donc d’un coup d’œil rapide au portail pour connaître l’état des activités de l’organisation.
Création simplifiée de projets
Un projet peut être créé automatiquement à partir d’un formulaire de soumission en cliquant sur le bouton « Projet + ». Les informations concernant la soumission sont alors automatiquement recopiées dans le nouveau projet. La liste des projets en cours est du même coup mise à jour dans la section TEMPS pour que vos ressources (employés ou fournisseurs) puissent relier leurs activités au projet.
Augmentez votre profitabilité
Grâce aux informations du coût réel de la main-d’œuvre et du matériel utilisés dans des projets antérieurs, il vous sera enfin possible d’ajuster vos nouvelles soumissions pour des projets similaires. Vous serez plus près de la réalité, évitant ainsi les pertes inutiles et rendant plus rentables les projets auxquels vous participez.
Un seul outil de travail
Votre entreprise n’aura plus à maintenir à jour plusieurs listes de contacts : pour les courriels, les cellulaires, le logiciel comptable, etc. Le matin, en ouvrant votre ordinateur, vous n’aurez qu’à ouvrir le Guide Pro et tous vos outils de gestion et de communication y seront regroupés.
Un nouveau concept de messagerie
Cette section a été pensée pour refléter la réalité de la petite entreprise. Les membres d’une organisation peuvent se faire parvenir des mémos (avis) à l’interne sans passer par la mécanique d’envoi des courriels via Internet. Ainsi, courriels et avis se retrouvent dans la même liste de messages à lire. Finis les bouts de papiers perdus et les messages non retournés à vos clients !
Gestion complète de vos comptes de courriel
La section MESSAGERIE du Guide Pro est une solution complète de réception et d’envoi de courriel. Vous pouvez recevoir et envoyer des courriels standards avec nom de domaine ou provenant de source publique comme Hotmail, Gmail et autres. Vous bénéficiez de signatures automatiques et de la filtration des pourriels à l’aide de règles que vous décidez d’activer.
Comptes privés ou publics
Les logiciels de gestion des courriels sont tous conçus pour n’être utilisés que par une seule personne à la fois. Le Guide Pro vous propose d’identifier les comptes de messagerie qui seront à caractère privé (messages et répertoires visibles exclusivement par le destinataire) ou public (messages et répertoires visibles par tous les membres de l’organisation ; le compte de courriel générique info@domaine.com, par exemple). L’utilisateur d’un compte public pourra aussi se créer des répertoires privés pour les messages de cette nature. De cette façon, même si un des usagers publics est absent, votre organisation pourra prendre en charge les requêtes importantes provenant par courriel et maintenir un service à la clientèle de haute qualité.
Plus qu’un simple outil d’envoi de courriels
La plupart des logiciels de gestion des courriels sont conçus pour envoyer un courriel à la fois. La section MESSAGERIE, jumelée à CONTACT, fait du Guide Pro un outil de sollicitation de masse par courriel puissant et simple à utiliser.
Documents accessibles en tout temps
Il vous sera possible de consulter vos documents conservés en pièces jointes, et ce, peu importe où vous vous trouvez, car ils sont entreposés au sein même de la solution.
Gestion facultative des courriels
Il est également possible pour l’organisation de ne pas utiliser l’outil de gestion des courriels offert par le Guide Pro. Les usagers de la solution pourront tout de même accéder à la section MESSAGERIE pour y envoyer et recevoir des avis internes.
Réception et envoi de fax à moindre coût
L’activation optionnelle du fax du Guide Pro vous permettra, une fois votre compte créé chez Somitcom, de recevoir et d’envoyer des télécopies sans l’aide d’un appareil et sans avoir à payer pour une ligne supplémentaire dédiée au fax.
Services Internet
Vous n’avez pas de domaines ou de comptes de courriels ? Somi-t peut vous aider à organiser votre entreprise pour que vos courriels utilisent un domaine et des adresses de courriel qui vous sont propres. Consultez notre rubrique Services Internet pour en connaître davantage.
1. Contexte
Somi-t inc. est une personne morale à but lucratif de régime provincial qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Somi-t inc. les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Somi-t inc. traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Somi-t inc. par un moyen technologique.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique à Somi-t inc., ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Somi-t inc. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Somi-t inc., ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Somi-t inc.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Somi-t inc., que ce soient les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, Somi-t inc. peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que Somi-t inc. pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
Somi-t inc. informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
Somi-t inc. applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement :
Collecte :
Collecte auprès de tiers.
Somi-t inc. peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Somi-t inc. demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Somi-t inc.
Dans certaines situations, Somi-t inc. peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec Somi-t inc. Lorsque requis, Somi-t inc. recueillera le consentement de la personne au moment opportun.
Détention et utilisation :
Communication :
Dans ces cas, Somi-t inc. doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc. (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Certains des sites internet contrôlés par Somi-t inc. utilisent des témoins de connexion notamment :
Les sites internet contrôlés par Somi-t inc. qui utilisent les types de témoins suivants :
Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de Somi-t inc.
Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.
Certains sites de Somi-t inc. (notamment, les sites https://somi-t.com, https://suivezleguide.ca et https://somithost.com) utilisent Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet de Somi-t inc. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Somi-t inc. à des tiers.
Somi-t inc. recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Somi-t inc. (par exemple, son formulaire de contact), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).
Si Somi-t inc. recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Somi-t inc. doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Somi-t inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par Somi-t inc. pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Somi-t inc. s’assurera :
La destruction de renseignements par Somi-t inc. doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Somi-t inc. concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc. (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
5. Responsabilités de Somi-t inc.
De manière générale, Somi-t inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ce qui n’inclut pas le contenu des bases de données des clients.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc. est le président de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
Les membres du personnel de Somi-t inc. ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Somi-t inc. tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Somi-t inc. à cet égard, le cas échéant.
6. Sécurité des données
Somi-t inc. s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, Somi-t inc. doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Somi-t inc. et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc. doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à Somi-t inc. quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Somi-t inc. qui y ont accès et leur durée de conservation.
8. Processus de traitement des plaintes
Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Somi-t inc., doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Somi-t inc. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
Somi-t inc. s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc. pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Somi-t inc. est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Somi-t inc. doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Somi-t inc. invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Somi-t inc.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Somi-t inc., dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Henri Frappier
179A, boulevard des Prairies
Laval (Québec) H7N 2T8
henri@somi-t.com
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
10. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site internet de Somi-t inc., ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par Somi-t inc., auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Somi-t inc. doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
Tableau des versions et des changements :
Version | En vigueur le | Changements depuis la dernière version |
1.0 | 22 septembre 2023 | S.O. – Première version |
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Annexe A
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que Somi-t inc. pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Somi-t inc. sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, Somi-t inc. recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).
Relation avec Somi-t inc., services, programme, etc. | Type de renseignement personnel | Fin de la collecte / utilisations
| Manière de recueillir les renseignements (moyens) |
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires: | Utilisés pour : | Peuvent être recueillis : | |
Clients |
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Candidats à l’emploi et employés |
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