Le Guide Pro est le plus complet des logiciels de gestion permettant aux petites entreprises de services qui désirent répondre à leurs besoins en matière d’efficacité, de productivité, d’autonomie et d’image corporative professionnelle.
La conception unique du Guide Pro permet une meilleure gestion des compagnies et des contacts en établissant une relation parent-enfants entre les deux sections correspondantes, COMPAGNIE et CONTACT.
- Accès immédiat aux comptes à recevoir et à payer spécifiques à cette compagnie
- Accès instantané à toutes les fiches associées à cette compagnie
- Accès immédiat au site Web ainsi qu’au répertoire de l’organisation situé sur votre ordinateur ou votre réseau local
- Suivez chronologiquement les activités reliées à cette compagnie
- Création simplifiée de nouveaux contacts et identification du contact principal
- Indication visuelle que le contact possède un dossier dans l’un des modules spécialisés
Une relation d’affaires en est d’abord une entre deux individus. C’est pourquoi les gens d’affaires sont à la recherche du meilleur outil leur permettant de gérer les coordonnées et renseignements personnels de leurs collègues, employés, clients, prospects et compétiteurs. Le Guide Pro se positionne comme le logiciel de gestion le plus complet de l’information pour les petites entreprises.
- Classez tous vos contacts par la catégorie de votre choix
- Mise en page automatique des coordonnées selon la langue du contact
- Accès direct à la carte routière de Google Map et à la page de Poste Canada pour trouver le code postal
- Liste des abréviations pour les états américains
- Exportez automatiquement les contacts sélectionnés en format VCF (vCard) compatible MS Outlook et PDA ou encore en formats compatibles MS Excel (XLS et TAB)
- Désormais, vous n’aurez besoin que d’un seul endroit où mettre à jour tous vos contacts
- Accès direct aux dossiers spécifiques du contact dans les modules spécialisés
- Accédez en tout temps au site Web d’aide du Guide Pro
- Conservez à votre portée toutes les informations confidentielles de vos ressources pour référence ultérieure
- Évitez les conflits en inscrivant tous les événements qui se rapportent à un employé ou tout autre membre de votre organisation
- Deux en un : complétez le formulaire et il devient un contrat d’embauche prêt à être signé par l’employé ou une ressource externe
La mémoire est une faculté qui oublie ; les paroles s’envolent, mais les écrits, eux, restent. Les paroles et gestes significatifs des membres d’une organisation doivent être enregistrés et répertoriés de manière à ce que tous puissent connaître et comprendre l’état actuel des choses, indépendamment de la présence ou non de la personne.
- Exportez en un seul clic les informations dans un fichier MS Excel (XLS) ou Adobe Acrobat (PDF)
- Classez chronologiquement toutes les fiches d’activités sélectionnées
- Confirmez à l’avance le nom de la personne qui recevra la commission pour la vente
- Imprimez la fiche courante ou toutes les fiches sélectionnées
Au cœur des opérations quotidiennes de toute entreprise se trouve la production de documents qui concrétisent les offres et échanges de services. Le Guide Pro intègre tous les aspects de la création rapide et automatisée de documents professionnels. Votre efficacité globale et votre image corporative s’en trouveront améliorées du même coup.
- Vous pouvez transmettre par courriel vos formulaires en format Adobe Acrobat (PDF)
- Retrouvez les fiches que vous avez identifiées comme gabarits pour ensuite les dupliquer et ainsi sauver beaucoup de temps à préparer des formulaires tels que des soumissions
- Prenez en charge un appel de service jusqu’à sa facturation finale
- Composez des rapports avec autant de pages que vous le désirez
- Ajoutez un post-scriptum qui s’inscrira automatiquement dans la mise en page
- Visualisez en tout temps le nombre de fiches totales, sélectionnées et en consultation
- Créez automatiquement une fiche historique, une facture ou même un projet à partir de votre soumission
- Faites la soumission pour une personne et optez pour un site différent si nécessaire
- Utilisez une des quatorze modalités de paiement ou encore définissez-en une spécifique pour toute soumission particulière
- Utilisez le catalogue d’items pour élaborer une proposition basée sur vos produits et services
- Personnalisez au besoin les conditions régissant les modalités du contrat de vente
- Associez votre commande à une soumission pour un projet qui a été accepté
- Précisez le type de commande comme facturable, non facturable ou déjà facturé pour éviter d’oublier des revenus
- Évaluez la compatibilité des délais demandés par votre client et exigés par votre fournisseur
- Visualisez tous les items de votre soumission pour faciliter la rédaction de vos commandes
Pour que tous les membres d’une organisation travaillent avec les mêmes renseignements, il faut pouvoir utiliser un catalogue commun de produits et services. Ainsi, toutes les mises à jour de l’information concernant les prix et autres renseignements sont centralisées, ce qui minimise les erreurs lors des soumissions et de la facturation. Le Guide Pro vous propose un catalogue imagé et pratique qui s’intègre à merveille avec vos activités de ventes et de promotion.
- Exportez votre liste d’items sélectionnés en format MS Excel (XLS) ou Adobe Acrobat (PDF)
- Conservez l’hyperlien pour consulter plus tard la source d’information reliée à l’item
- Diffusez vos catalogues français et anglais, incluant la liste des items sélectionnés
- Visualisez immédiatement le pourcentage réel de profit sur la vente de chacun des items
- Conservez la date de la dernière mise à jour
Pour que sa compagnie soit rentable, un entrepreneur doit passer le moins de temps possible à faire de l’administration et le plus aux opérations. Il est impératif qu’il produise ses factures sans attendre. Comme la plupart des petites entreprises ont développé une méthode de facturation manuelle, l’opération peut devenir une tâche coûteuse et ardue.
- Vous avez le choix de faire des factures par service (texte libre) ou par produits (liste d’items avec commentaires)
- Créez des factures rapidement par l’importation d’items inclus dans une soumission
- Gestion de trois adresses : celle du client responsable, celle où les travaux sont exécutés et celle à qui la facture a été envoyée
- Créez, appliquez et gérez tous les groupes de taxes possibles
- Possibilité d’effectuer plusieurs paiements par facture et de faire des paiements préautorisés (optionnel)
- Affichez un message d’intérêt public ou promotionnel à votre clientèle
Une entreprise est en perpétuel changement. Les contrats entrent et doivent être exécutés dans les plus brefs délais. Lorsqu’ils sont terminés, d’autres sont déjà en marche. Le temps, c’est de l’argent, et pour bien le gérer, il faut pouvoir le visualiser facilement. Somi-t vous propose sa propre vision de la gestion du temps adaptée aux organisations qui n’ont pas de temps à perdre.
- Affichez toutes les activités de votre organisation en une seule fenêtre vous permettant ainsi de visualiser et de coordonner facilement toutes
- vos ressources (autant que vous le désirez)
- Imprimer une liste chronologique des activités par ressources
- Ajoutez une note quotidienne qui s’affichera dans le portail d’accueil de tous les utilisateurs
- Créez rapidement une fiche historique de type
- « Rencontre » ou accédez à la fiche contact ou formulaire correspondante
- Faites la gestion de toutes vos ressources matérielles comme, par exemple, les salles de conférences et les véhicules
Pour les entreprises de services, le temps est la marchandise à vendre, la source principale de revenus. Ne pas facturer ses honoraires équivaut à une perte nette. La gestion du temps des ressources dans un registre adéquat est pour le gestionnaire concerné un outil indispensable. Le Guide Pro est la clé qui vous permettra d’atteindre cet objectif avec succès.
- Personnalisez les cinq catégories de temps selon vos besoins
- Générez les rapports de dépenses et de déplacement des employés en même temps qu’ils entrent leurs activités dans le registre du temps
- La gestion de la banque de temps d’un employé est possible en temps réel
- Exportez d’un seul clic votre rapport du registre de temps en format Microsoft Excel (XLS) ou Adobe Acrobat (PDF)
- Accédez directement au projet ou au formulaire (appel de service) associé à l’activité
La gestion de projets se résume bien souvent à gérer des ressources matérielles et humaines dans un cadre précis. La plupart des grandes entreprises utilisent des logiciels très sophistiqués, mais le gestionnaire d’une petite entreprise n’a pas toujours le temps d’être formé de manière adéquate. Le Guide Pro offre une méthode simple mais efficace pour piloter et surveiller des projets en temps réel.
- Suivez l’état des projets à l’aide du message du portail indiquant le nombre de projets en cours, problématiques et/ou stoppés
- Accédez rapidement au répertoire contenant tous les documents reliés au projet
- Gardez un œil sur les dépenses effectuées pour l’ensemble du projet
- Suivez de près tout le déroulement du projet grâce à la différence entre le temps alloué et celui effectivement utilisé par les employés
- Évaluez d’un seul coup d’œil les profits obtenus pour le projet
L’information est le sang qui coule dans les veines de l’organisation. Le dirigeant doit s’assurer que le flot des communications circule librement dans l’entreprise pour que les opérations ne soient pas perturbées. Le Guide Pro vous propose un outil de communication intégré, centralisé et adapté aux membres des petites organisations, permettant la transmission rapide de tous les types usuels de message : courriel, fax ou avis (mémo interne).
- Vos courriels, fax et avis internes sont dans la même liste de messages
- Accédez aux pièces jointes en tout temps
- Créez automatiquement une fiche historique qui inclut le texte du courriel
- Naviguez sur Internet dans la boîte de prévisualisation ou dans le fureteur de votre choix
- Recherchez rapidement les messages contenant certains mots-clés ou associés à un contact en particulier
- Partagez vos messages grâce à notre concept unique de répertoires privés et publics
- Visualisez le message sélectionné sans avoir à l’ouvrir dans une autre page
- D’un simple clic, recherchez et consultez la fiche contact du destinataire affiché dans le courriel
- Réalisez très simplement un envoi de masse à l’aide des fiches contacts sélectionnées ou encore d’un fichier MS Excel (XLS) ou texte (CSV)
- Lors d’un envoi de masse, vous pouvez insérez automatiquement des champs comme le prénom et le nom du destinataire pour personnaliser chacun des courriels
- Créez une fiche historique contenant le texte du message, un à la fois ou par groupe, vous permettant de faire le suivi après un envoi de masse
- Accéder en tout temps à l’information concernant vos clients, fournisseurs et employés ;
- Éliminer les double et triple entrées de données ;
- Prendre en charge les appels de service depuis le coup de fil jusqu’à la facturation ;
- Contrôler les coûts et augmenter vos profits grâce à la gestion du temps et des projets ;
- Générer automatiquement des documents professionnels bilingues tels que lettres, soumissions et contrats ;
- Coordonner des campagnes de sollicitation par courriel, par téléphone ou par la poste ;
- Consulter et partager tous vos messages tels que courriels, fax et mémos internes ;
- Programmer votre agenda, celui de vos employés et de vos ressources externes ;
- Modifier et personnaliser chaque aspect du logiciel pour convenir à vos propres exigences.
- Rentable : le retour sur investissement (RSI) se fait très rapidement grâce à l’augmentation notable de la productivité de votre entreprise ;
- Productif : la solution vous fait sauver du temps et de l’argent en vous évitant la double ou triple entrée de données ;
- Collaboratif : les données sont communes à tous les usagers et l’information est mise à jour de manière instantanée, si bien que tous auront l’heure juste en tout temps ;
- Intégré : les opérations entre les sections sont grandement facilitées tout en demeurant parfaitement intégrées avec les divers modules spécialisés disponibles ;
- Flexible : la plateforme de développement rapide FileMaker Pro permet la création d’outils de gestion personnalisés ou l’amélioration continue des composantes du Guide Pro ;
- Accessible : les usagers peuvent accéder aux informations contenues dans la solution partout où une connexion Internet est disponible, que ce soit au bureau, à la maison ou ailleurs ;
- Automatisé : grâce à la forte intégration des différentes sections du Guide Pro, une multitude de processus administratifs sont simplifiés et accélérés ;
- Sécuritaire : chaque utilisateur possède un nom d’usager, son mot de passe, son profil d’accès paramétré déterminant ses permissions d’accès aux différentes sections et ses possibilités d’édition ;
- Compatible : le Guide Pro fonctionne sur les systèmes d’exploitation Windows et Macintosh.
Gestion centralisée des contacts et des activités
Les deux portails Contacts et Historique vous permettent de consulter rapidement les informations de la compagnie. Vous verrez en ordre chronologique toutes les activités de nature différente. C’est vous qui décidez des types d’activités à gérer : rencontre, relance, tâche, soumission, facturation, etc.
Selon vos besoins, vous pouvez regrouper les contacts et l’historique des activités au niveau de détails qui vous semble adéquats. Par exemple, vous pouvez avoir un seul contact identifiant chacune des succursales d’une compagnie ou encore statuer que chaque succursale est une compagnie et que vous faites la gestion de tous les contacts affiliés à celle-ci.
Des renseignements utiles
Plusieurs champs ont été placés pour raffiner le profil de la compagnie en question. Que ce soit par le genre ou la nature des activités, leurs revenus ou le nombre d’employés, vous pourrez mesurer et identifier le potentiel de vos prospects pour chacune des compagnies.
Les outils de sollicitation sont à votre disposition dans les sections CONTACT et MESSAGERIE. De plus, il est possible de gérer les modalités de paiement et les tarifs en vigueur pour votre clientèle ou encore ceux qui vous sont facturés par vos fournisseurs. Il vous sera donc facile d’informer votre clientèle de tout changement de tarification de vos produits et services.
La pierre angulaire du Guide Pro
La section CONTACT est la pierre angulaire du logiciel. Une fiche contact contient toutes les informations nécessaires à l’entretien d’une bonne relation professionnelle en plus de servir de point d’accès rapide aux différentes sections du Guide Pro ainsi qu’aux dossiers correspondants des modules spécialisés comme Secur ou Dev.
De nombreux rapports d’impression
Trop souvent devez-vous reproduire les informations dans différents logiciels pour combler tous vos besoins d’impression. Ce n’est plus le cas avec le Guide Pro. Les nombreux rapports d’impression faciliteront votre travail par leur versatilité : en français ou en anglais (et bientôt en espagnol), avec ou sans logo, avec l’annotation « Confidentiel », avec toutes les coordonnées ou le nom seulement, etc. Vous pouvez imprimer une liste miniature que vous pourrez plastifier pour votre portefeuille ou une liste des employés à afficher pour une référence rapide sur papier. Le Guide Pro sera pour vous le seul endroit où vous aurez à faire la mise à jour des informations.
Des outils précieux de sollicitation
Le Guide Pro vous offre plusieurs outils de développement des affaires et des communications avec votre clientèle. Tout en tenant compte de la langue du correspondant, vous pourrez rapidement effectuer des envois personnalisés par la poste, par courriel ou par fax. Vous pourrez éditer vous-mêmes la mise en page de ces documents. Une liste des clients potentiels pourra aussi être générée pour vous permettre de faire de la sollicitation téléphonique. Par la suite, un suivi pourra être fait à partir de la section HISTORIQUE.
Document écrit plutôt qu’entente verbale
Il arrive souvent que les relations employé-employeur se détériorent parce que les modalités de travail sont fixées verbalement et non par écrit. Le dossier employé de la section CONTACT vous permettra de mettre par écrit les informations salariales et autres qui pourront être corroborées officiellement par la signature de l’employé et de l’employeur.
Respectez la confidentialité des renseignements
Ces dossiers employés sont sécurisés pour éviter que des renseignements personnels importants tombent entre les mains d’usagers trop curieux. Vous éviterez ainsi de faire comme beaucoup de gestionnaires qui ne retrouvent plus ces renseignements parce qu’ils sont trop bien dissimulés.
Carte d’identification à portée de main
Apposez la photo de l’employé, imprimez le rapport « Carte », plastifiez et découpez le tout pour obtenir une carte d’identification professionnelle. Rien de plus facile ! Votre image corporative en sera améliorée.
D’un seul coup d’œil
Consultez la section HISTORIQUE pour connaître vos relances (développement des affaires), vos rencontres à venir et vos tâches à effectuer. Reliez ces activités aux autres sections à l’aide du champ Référence. Par exemple, vous pourrez consulter aisément vos soumissions et lettres dans la section FORMULAIRE ainsi que vos factures et notes de crédits dans la section FACTURATION.
Les différentes sections du Guide Pro possèdent des fonctions vous permettant de générer automatiquement des fiches d’activités historiques. Ce regroupement d’informations sous les sections HISTORIQUE et COMPAGNIE vous permettra d’accéder rapidement aux renseignements désirés sans chercher inutilement ni déranger qui que ce soit.
Personnalisez votre gestion des activités
La conception unique du Guide Pro vous permet de déterminer vous-mêmes les types d’activités et les mots-clés à utiliser. Cette flexibilité vous donne un meilleur contrôle sur les activités de votre organisation et, par le fait même, une meilleure gestion par le personnel de direction.
Par exemple, vous pourrez y inscrire vos principaux achats et conserver une trace de vos actifs, résumer vos conversations importantes pour référence ultérieure, noter l’envoi des pièces à réparer (RMA), conserver la liste des contacts avec qui vous avez correspondu lors d’un envoi publicitaire, et ainsi de suite.
Mise en page automatique
Jamais il n’aura été aussi facile de rédiger une lettre, un fax ou un communiqué de façon professionnelle. Nul besoin de se casser la tête concernant les protocoles de mise en page selon la langue. Le Guide Pro fera pour vous la mise en page automatique de toutes vos correspondances. Vous n’aurez qu’à dupliquer un formulaire existant, le personnaliser à souhait, changer le nom du destinataire et le tour est joué ! Il vous sera possible de l’imprimer sur papier, de le sauvegarder en format Adobe Acrobat (PDF) et même d’expédier directement par courriel ce fichier PDF. Vous pourrez tenir compte des critères suivants :
- Choix de la langue : français ou anglais (et bientôt en espagnol) ;
- Avec ou sans votre logotype ;
- Avec ou sans sujet dans l’entête ;
- Avec ou sans conclusion standard au bas de la page ;
- Avec ou sans post-scriptum au bas de la page.
Création rapide de soumissions
Plus vite vous ferez les premières soumissions et plus vite les suivantes seront créées. Le formulaire de soumission vous permet de créer des propositions pour vos produits, vos services ou une combinaison des deux. Le catalogue de produits et services vous permet de voir et d’ajuster sur le champ les prix coûtants et vendants, affectant automatiquement la marge de profit que vous en retirez.
Simplicité et efficacité
Tous les éléments nécessaires à la rédaction de votre proposition se trouvent dans le formulaire de soumission. Il ne reste qu’à assembler le tout dans le champ « Proposition au client » pour ensuite imprimer la version des rapports qui vous convient. La soumission, le contrat de vente et le fax (générés automatiquement) pourront être envoyés au client potentiel qui n’aura qu’à signer le contrat de vente et vous le retourner afin que les travaux puissent débuter. C’est aussi simple que cela ! Imaginez maintenant que vous n’avez qu’à cliquer sur un bouton pour trouver un gabarit-soumission pour ensuite le dupliquer : le processus de soumission sera d’autant plus accéléré et vous permettra ainsi d’être de plus en plus productif et aussi d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Tous les renseignements nécessaires
Les champs « Main-d’œuvre », « Notes à l’exécutant », « Post-scriptum » et « Conditions spéciales » (qui s’ajoutent aux conditions de base) permettent de consolider tous les aspects de la soumission au moment même où vous la rédigez. Les risques d’oubli sont minimisés pour les clients ou les employés qui exécuteront les travaux.
Appel de service
Ce formulaire a été créé pour faciliter la cueillette d’informations pour un appel de service lors d’une conversation par téléphone ou en personne. Le système trouvera le contact correspondant au nom inscrit dans le champ « Demandé par » et vous permet même d’associer un second contact au contact principal pour définir qui est le client et de quel site il s’agit. Vous pouvez aussi indiquer un contact différent de l’endroit où le service est requis. Pour un meilleur suivi des requêtes, il est possible d’indiquer le délai de résolution demandé par le client ou de qualifier une requête d’urgente.
Vous pourrez visualiser la liste chronologique des appels de service non réglés à l’aide du menu de recherche rapide « Appels de service en attente ». D’un seul clic, vous pourrez envoyer par courriel une copie de l’appel de service au technicien en service. Ce dernier entrera son temps de travail à l’endroit approprié dans la section TEMPS et l’information sera ainsi reliée à l’appel de service. À partir d’un appel de service, vous pourrez créer automatiquement une facture de service complète. Son statut sera du même coup changé de facturable à facturé. Finis les appels de service non facturés !
Bon de commande
Transformez facilement votre soumission en commande grâce à l’intégration de ces deux formulaires en une seule étape. La mise en page du bon de commande se fera automatiquement, permettant d’accélérer le processus de livraison.
Des outils pratiques
Protégez votre organisation lors du départ d’un de ses membres par la ratification d’une entente de non divulgation. Ce document légal inclus dans le Guide Pro enlèvera au signataire toute tentation d’utiliser vos renseignements confidentiels tels que votre liste de clients ou vos procédés de production. Il vous sera aussi possible d’émettre des communiqués professionnels pour les médias ou tout simplement des messages à l’interne pour vos employés.
Documents personnalisés
Utilisez-vous des formulaires personnalisés tels que contrats légaux ou listes de vérifications ? Somi-t peut les reproduire pour ensuite les intégrer dans la section FORMULAIRE ou encore dans un des modules spécialisés. Consultez les rubriques Solution sur mesure et Modules spécialisés de notre site Web pour en savoir plus long sur nos services de production de bases de données personnalisées.
Un catalogue versatile
Votre catalogue imagé d’items (produits et services) vous facilitera la tâche de plusieurs façons. Il sera une source pratique dans la préparation de vos soumissions et de vos factures. Il vous permettra de tenir à jour votre inventaire de pièces. Vous pourrez distribuer à votre clientèle votre propre catalogue de produits et services, en français et en anglais. Celui-ci pourra aussi être consulté en ligne via votre site Web généré par l’option Site Web du Guide Pro.
Une source inestimable de renseignements
Tous les usagers pourront consulter et certains pourront maintenir à jour la source unique de renseignements concernant les produits et services de votre organisation, évitant ainsi les bévues et les erreurs de communication. Il vous sera facile de collaborer avec vos fournisseurs pour maintenir à jour les informations concernant chaque item. Vous pourrez enfin vous assurer que les items et leurs prix utilisés par votre organisation sont adéquats. La commande des pièces vous sera aisée puisque vous pouvez associer un fournisseur à chacun des items.
De plus, les images et les hyperliens aux spécifications techniques des items seront un atout indéniable pour faciliter la formation aux nouveaux employés.
Par produit ou par service
Les entreprises ont souvent besoin de faire des factures descriptives pour que le client comprenne bien la nature des produits et/ou services qui lui sont vendus. Le Guide Pro vous permet de produire des factures de deux façons : par service (texte libre) ou par produits (liste d’items avec commentaires).
Pour en finir avec les factures complexes
La solution Guide Pro vous permet de créer rapidement et efficacement vos factures. Bien sûr, les coordonnées du client et le texte de la soumission correspondante sont automatiquement importés dans une nouvelle facture créée à partir du bouton « Facturation + » dans la section FORMULAIRE ou l’un des modules spécialisés.
Vous pouvez dupliquer une facture précédente et simplement y modifier quelques informations. Vous pouvez aussi importer les informations ou les items à partir d’une soumission existante. Par exemple, un formulaire de soumission identifié comme étant le gabarit du système d’alarme résidentiel type pourrait créer automatiquement une facture pour ce type de travaux.
Des outils pour vérifier l’état de vos ventes
Le rapport Facturation – Ventes vous permet de vérifier la marge de profit pour chacune de vos ventes et pour l’ensemble de celles-ci. Il vous permet de compiler rapidement les taxes perçues, facilitant la préparation du formulaire de déclaration sur la perception des taxes produit par le gouvernement. Le rapport Facturation – C/R vous permet de faire un suivi serré sur tous vos comptes à recevoir en documentant vos communications avec vos clients et en identifiant les cas problèmes qui devront être traités avec plus de célérité.
Solde de votre compte en banque
Vous pouvez connaître en tout temps votre solde grâce au formulaire Banque qui vous permet d’y inscrire toutes vos transactions bancaires. La personne qui s’occupera de votre conciliation bancaire vous posera certainement moins de questions à la fin du mois !
Facturation automatique
Les utilisateurs du module Secur peuvent générer automatiquement les factures de centrale de surveillance soit par compte, par site (plusieurs comptes par bâtiment) ou par contact (plusieurs bâtiments par contact). Combinez cette fonction avec l’option PPA et c’en est fini des longues heures de facturation à la main.
Planification des ressources simplifiée
La section AGENDA du Guide Pro facilitera grandement la tâche de la personne en charge de la planification et de la coordination des ressources de l’organisation. D’un seul coup d’œil, elle sera en mesure de visualiser l’ensemble des activités à l’horaire et de programmer des activités là où il y a encore de la disponibilité. Comme la durée de chaque activité peut être préétablie et indiquée dans l’agenda, vos ressources ne seront jamais surchargées ni sous-utilisées. De plus, avec la section AGENDA, les activités peuvent être facilement réaffectées à une ressource différente ou déplacée à une date ultérieure.
Planification de groupe
Toute l’organisation pourra consulter l’agenda afin de déterminer où se trouve chacune des ressources à un moment précis. Le coordonnateur pourra prendre les appels de service et répondre au client en plaçant lui-même les rendez-vous sur l’agenda s’il y a lieu.
Liste des activités
D’un seul clic, vous pourrez imprimer une liste chronologique des activités par ressource. Elle contiendra plusieurs renseignements importants tels que les coordonnées du contact et le numéro de l’appel de service.
Relation avec les autres sections
Après avoir choisi le nom du contact, vous pourrez créer une fiche historique de type « Rencontre », accéder directement à sa fiche contact ou au formulaire correspondant (d’appel de service par exemple). Vous pourrez aussi, dans chacune des cases de l’agenda, entrer une note pour référence ultérieure. La codification par couleurs d’un rendez-vous qui a été créé via un formulaire vous permettra de visualiser les différentes catégories de travaux qui seront exécutés par vos ressources.
Vérification avec le registre du temps
Il sera pratique pour le gestionnaire de comparer les sections AGENDA et TEMPS pour s’assurer que l’emploi du temps a été respecté et qu’il n’y a pas de failles au niveau de la facturation. Finis les appels de services non facturés !
Pour une gestion rigoureuse de vos activités
Le salaire des employés est, dans la plupart des organisations, le poste principal de dépenses et, en même temps, le plus difficile à contrôler. De concert avec AGENDA, la section TEMPS du Guide Pro permettra aux gestionnaires de suivre et de valider au jour le jour toutes les activités des membres de leur organisation.
En plus de consulter le nombre d’heures de travail, vous pourrez aussi constater les absences, les vacances, les périodes de formation et les congés de maladie. Il vous sera facile de calculer les comptes de dépenses et de définir la méthode de paiement de ces dépenses et de déplacement (kilométrage). Vous pourrez, pour une période déterminée, visualiser les activités d’un membre pour un projet en particulier, un client spécifique ou un appel de service.
Implication de chacun des membres
Si vous le souhaitez, chaque membre de l’organisation pourra entrer lui-même tous les détails de ses activités quotidiennes. Il pourra le faire du bureau ou à distance via Internet à l’aide de l’option Extranet. Vous sauverez ainsi beaucoup de temps de gestion et serez à jour en temps réel dans vos registres administratifs.
Personnalisez les paramètres du registre de temps
Vous pouvez déterminer vous-mêmes les types de temps qui seront enregistrés : travail, absence, congé, formation, maladie, vacances, etc. De plus, il y a cinq catégories d’activités que vous pouvez identifier selon vos besoins et même leur associer une couleur spécifique dans la section AGENDA. Par exemple, vous pouvez déterminer que les travaux effectués par des techniciens juniors ou séniors, CCQ, le temps de transport, les activités de coordination et d’administration soient enregistrés séparément pour faciliter votre gestion du temps facturable. Vous pourrez en tirer des statistiques qui vous permettront de mieux comprendre ce qui se passe dans votre organisation.
Gestion centralisée
La section PROJET vous permet de consulter en temps réel l’ensemble des facteurs entourant la gestion d’un projet. La mise à jour quotidienne du registre du temps des employés vous permet de voir si les activités de l’organisation se déroulent correctement. Le gestionnaire de projets peut mettre à jour plusieurs champs afin de toujours vous donner un portrait juste et actuel de tous les projets dont il a la responsabilité. Il vous suffira donc d’un coup d’œil rapide au portail pour connaître l’état des activités de l’organisation.
Création simplifiée de projets
Un projet peut être créé automatiquement à partir d’un formulaire de soumission en cliquant sur le bouton « Projet + ». Les informations concernant la soumission sont alors automatiquement recopiées dans le nouveau projet. La liste des projets en cours est du même coup mise à jour dans la section TEMPS pour que vos ressources (employés ou fournisseurs) puissent relier leurs activités au projet.
Augmentez votre profitabilité
Grâce aux informations du coût réel de la main-d’œuvre et du matériel utilisés dans des projets antérieurs, il vous sera enfin possible d’ajuster vos nouvelles soumissions pour des projets similaires. Vous serez plus près de la réalité, évitant ainsi les pertes inutiles et rendant plus rentables les projets auxquels vous participez.
Un seul outil de travail
Votre entreprise n’aura plus à maintenir à jour plusieurs listes de contacts : pour les courriels, les cellulaires, le logiciel comptable, etc. Le matin, en ouvrant votre ordinateur, vous n’aurez qu’à ouvrir le Guide Pro et tous vos outils de gestion et de communication y seront regroupés.
Un nouveau concept de messagerie
Cette section a été pensée pour refléter la réalité de la petite entreprise. Les membres d’une organisation peuvent se faire parvenir des mémos (avis) à l’interne sans passer par la mécanique d’envoi des courriels via Internet. Ainsi, courriels et avis se retrouvent dans la même liste de messages à lire. Finis les bouts de papiers perdus et les messages non retournés à vos clients !
Gestion complète de vos comptes de courriel
La section MESSAGERIE du Guide Pro est une solution complète de réception et d’envoi de courriel. Vous pouvez recevoir et envoyer des courriels standards avec nom de domaine ou provenant de source publique comme Hotmail, Gmail et autres. Vous bénéficiez de signatures automatiques et de la filtration des pourriels à l’aide de règles que vous décidez d’activer.
Comptes privés ou publics
Les logiciels de gestion des courriels sont tous conçus pour n’être utilisés que par une seule personne à la fois. Le Guide Pro vous propose d’identifier les comptes de messagerie qui seront à caractère privé (messages et répertoires visibles exclusivement par le destinataire) ou public (messages et répertoires visibles par tous les membres de l’organisation ; le compte de courriel générique info@domaine.com, par exemple). L’utilisateur d’un compte public pourra aussi se créer des répertoires privés pour les messages de cette nature. De cette façon, même si un des usagers publics est absent, votre organisation pourra prendre en charge les requêtes importantes provenant par courriel et maintenir un service à la clientèle de haute qualité.
Plus qu’un simple outil d’envoi de courriels
La plupart des logiciels de gestion des courriels sont conçus pour envoyer un courriel à la fois. La section MESSAGERIE, jumelée à CONTACT, fait du Guide Pro un outil de sollicitation de masse par courriel puissant et simple à utiliser.
Documents accessibles en tout temps
Il vous sera possible de consulter vos documents conservés en pièces jointes, et ce, peu importe où vous vous trouvez, car ils sont entreposés au sein même de la solution.
Gestion facultative des courriels
Il est également possible pour l’organisation de ne pas utiliser l’outil de gestion des courriels offert par le Guide Pro. Les usagers de la solution pourront tout de même accéder à la section MESSAGERIE pour y envoyer et recevoir des avis internes.
Réception et envoi de fax à moindre coût
L’activation optionnelle du fax du Guide Pro vous permettra, une fois votre compte créé chez Somitcom, de recevoir et d’envoyer des télécopies sans l’aide d’un appareil et sans avoir à payer pour une ligne supplémentaire dédiée au fax.
Services Internet
Vous n’avez pas de domaines ou de comptes de courriels ? Somi-t peut vous aider à organiser votre entreprise pour que vos courriels utilisent un domaine et des adresses de courriel qui vous sont propres. Consultez notre rubrique Services Internet pour en connaître davantage.
